Arppha ile çiftçiler yaptıkları gelir, gider ve alışverişlere ait tüm bilgi ve belgeleri dijital olarak tutarlar. Tüm dökümanlar sistem içerisinde satın alınan işletme ile ilişkili olarak dijital yapıda tutulur, bu sayede ihtiyaç duyulduğunda tüm belgelere anlık olarak ulaşılabilir. Belgeler, Sertifikalar, Fotoğraflar, Tapular, Faturalar, Teklifler, İrsaliyeler, Dosyalar ..vb. tüm kağıt ortamındaki veriler artık dijital yapıda tarla ve ilgili işletmeler ile ilişkili olarak sistem içerisinde yer alırlar.
Bir obje sorgulandığında o objeye ilişkin tüm bilgi ve belgeler dijital olarak ulaşılabilir hale gelir. Bu belgeleri sisteme eklemek için arppha kullanırken cep telefonu kamerası yeterlidir. Fotoğraf çek ya da dosya seç ile dijital veri arşivi oluşur. Bu sayede sistem her düzeydeki kullanıcının kullanabilmesine uygun hale gelir. Arppha konum bilgisini tutar, bu örneğin bir çiftçi tarlasına hangi tohumu ektiğini faturasını, sertifikasını hatta kullandığı çuvalın fotoğrafını ekleyerek anında belgeleyebilir; kullandığı tohum kaynaklı bir sorun yaşadığında sorununu satın aldığı firmaya dijital belgeleri ile birlikte iletebilir olur.
